Wie der Umzug der Firma organisiert wird
posted am: 15 Oktober 2019
Der Umzug der Firma muss umfassend und detailliert geplant werden. Die damit verbundene Standortverlagerung findet entweder innerhalb der Stadt oder des Staates statt. Alternativ verlegt die betreffende Firma ihren Sitz in ein anderes Land. In jedem Fall muss die Geschäftsleitung am zukünftigen Standort neue Räume anmieten, kaufen oder errichten. Sobald der Termin des Umzugs bekannt ist, beginnt die professionelle Planung. Diese bezieht sich direkt auf die Umzugsdeadline.
Der Geschäftsführer wählt nun einen vertrauenswürdigen und für diese Aufgaben qualifizierten Mitarbeiter aus, der den Umzug der Firma organisiert. Um die damit verbundenen Herausforderungen optimal zu gestalten, legt dieser eine Checkliste an. Sie enthält alle Punkte, die im Anschluss chronologisch abzuarbeiten sind. Er kann nach Rücksprache mit den Verantwortlichen einen Umzugsspezialisten hinzuziehen.
Nach der Erstellung der Checkliste bespricht er das weitere Vorgehen mit den zuständigen Abteilungsleitern. Diese binden sich und ihre Mitarbeiter in die umfassende und komplette Inventarisierung der Geschäftsausstattung ein. Um die technischen Geräte und die Möbel vom alten zum neuen Firmensitz zu transportieren, beauftragt er Spezialfirmen wie z.B. Spedition Zitzelsberger Int. Möbelspedition+Logistik GmbH. Sie verfügen über das ausgebildete handwerklich geschulte Personal, die Sicherungsvorrichtungen und die Möbeltransporter. Diese Umzugsexperten übernehmen die Haftung für die Beschädigungen, die durch ihre Tätigkeiten entstehen.
Ferner schließt das Unternehmen Änderungsverträge mit den Internet- und Telefonanbietern ab. Deren Mitarbeiter melden am Tag des Umzuges den alten Abschluss zeitnah ab. Am selben Tag wird die Breitbandverbindung am neuen Standort aktiviert. Die Telefon- und Faxnummer können beibehalten werden, wenn der Umzug innerhalb der gleichen Region erfolgt. Ab dem Tag des Umzugs der Firma benötigen die Deutsche Post sowie alle infrage kommenden Dienstleister jeweils einen Nachsendeauftrag, damit die Briefe und Pakete zum neuen Standort umgeleitet werden können.
Die Verantwortlichen nehmen die erforderlichen Ummeldungen beim Ordnungsamt, der Industrie- und Handelskammer sowie beim Finanzamt vor. Für das Gewerbeamt übernimmt diese Aufgabe das Finanzamt, sofern es zuvor kontaktiert wurde. Noch wichtiger sind die Lieferanten und Kunden. Sie müssen per Mail oder Post über die neue Anschrift, die sich ändernde Telefonnummer und den Zeitpunkt des Umzugs informiert werden. Die Versicherungen benötigen die neuen Daten, um die Verträge umzustellen. Ohne diese Änderungen verlieren diese jeweils ihre Gültigkeit. Gegebenenfalls muss das Unternehmen seine Kraftfahrzeuge ummelden, wenn es den Geltungsbereich des zuständigen Kraftverkehrsamtes wechselt. Sichert ein Security-Unternehmen das Firmengelände, dann ändert oder kündigt der Verantwortliche die entsprechenden Verträge. Kann der bisherige Auftragnehmer seine Leistung dort nicht anbieten, sucht der Verantwortliche des Unternehmens einen neuen Geschäftspartner. Dieser übernimmt die entsprechenden Aufgaben am neuen Standort.
Vor und nach dem Umzug der Firma drucken die Mitarbeiter die Firmenpapiere am Computer des Unternehmens aus. Deshalb müssen nur die damit verbundenen Adressdaten in den Stammdaten geändert werden. Verwendet das Unternehmen firmenspezifische Stempel, so bestellt der beauftragte Mitarbeiter aktuelle Exemplare bei einer Druckerei oder dem Stempeldienst.
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